Báo cáo kinh doanh chắc chắn là một trong những thứ mà người làm phân tích dữ liệu, hay phân tích kinh doanh, hay bất kì vai trò nào, đều có ít nhất một lần phải thực hiện. Điều muôn thủa của việc làm các báo cáo này là không rõ lí do gì mà sếp/ quản lí trực tiếp của bạn liên tục trả lại báo cáo, yêu cầu bạn phải bổ sung, thêm bớt một số chi tiết trong báo cáo.
Khi có một góc nhìn tiêu cực, bạn sẽ nghĩ rằng là do sếp bạn muốn làm khó bạn,..v…v… Đa phần đó không phải là lí do mà họ yêu cầu bạn làm lại, hoặc không nhận báo cáo của bạn. Sau đây mình xin giải thích cụ thể lí do vì sao điều này tồn tại, và đôi khi bạn phải sửa báo cáo rất nhiều lần.
Okay bây giờ mình sẽ bắt đầu bài viết bằng một định nghĩa… hơi xa và kéo nó về gần với điều mình nói ban đầu.
Table of Contents
Information asymmetry
Thông tin bất cân xứng (Asymmetric information) xảy ra khi một bên ( tạm gọi là bên A ) không có đầy đủ thông tin mà bên B có, điều này dẫn tới bên A đưa ra những quyết định không phù hợp với bên B, và ngược lại.
Sao có cảm thấy quen quen chưa, cái cảm giác đấy khi mà bạn nộp báo cáo vào deadline và sếp vẫn nói không.
Làm lại đi em.
Và sao đó bạn lên facebook, vào group công việc để … bóc phốt công ty. Sếp ở công ty khó quá, sếp không hiểu bạn. Nhưng tuyệt nhiên bạn chưa nói với sếp vấn đề đó bao giờ.
Sếp không biết những gì bạn phụ trách (Bên A)
Đa phần trong những công ty lớn, sẽ có những mảng kinh doanh rất chuyên biệt, đôi lúc sếp của bạn sẽ không biết được bạn cụ thể đang thực sự làm gì. Điều này dẫn đến việc họ không thể đưa ra quyết định, hay câu hỏi đúng đắn trước khi họ có được báo cáo đầu tiên ( bản còn cần phải sửa ).
Sau khi họ hiểu được sơ sơ những gì bạn phụ trách ( báo cáo đầu tiên ), họ phát hiện ra à, có điểm này mình muốn tìm hiểu -> Kêu bạn làm lại. Bạn lại phải đi sửa báo cáo của mình.
Như vậy sự bất đối xứng thông tin đã tồn tại khi chúng ta nói đến đây.
Bạn không biết sếp cần gì ( Bên B)
Khi sếp bảo bạn làm báo cáo về cái việc A,B,C gì đó đi, lúc đó bạn hào hứng dùng tất cả kiến thức của mình ra để đưa vào báo cáo. Nào là mảng A có cái này, có chỉ số này, có lượng khách như này, tất tần tật. Nhưng bạn có nghĩ rằng… bao nhiêu thứ trong này sếp bạn đang nắm được ? Hay đó chỉ là kiến thức của bạn thôi.
Xét cho cùng sếp của bạn dù có giỏi thì cũng chỉ là người mà thôi, mà người chưa học, chưa tìm hiểu (hoặc không có thời gian tìm hiểu) thì cũng không biết được. Bất cân xứng thông tin lại tiếp tục xảy ra ở đây .
Ơ thế phải làm gì
Thời gian là tiền bạc.
Thời gian là tiền bạc của bạn, của doanh nghiệp, của mọi người. Tiết kiệm thời gian khi làm báo cáo, hay tương tác trong công việc góp phần tăng hiệu quả công ty và giúp bạn được thăng tiến, công ty giàu có.
Dưới trách nhiệm của một người làm báo cáo, một nhà phân tích, bạn phải cố gắng giảm thiểu thời gian bị tốn kém cho việc này bằng cách giảm sự bất cân xứng thông tin ( information asymmetry ) trong môi trường làm việc của bạn.
Một số chiến lược giảm bất cân xứng thông tin
Cập nhập liên tục (Realtime update)
Đúng vậy phải thường xuyên sâu sát rải thông tin của mảng bạn phụ trách vào trong đầu sếp. Cứ nhắn những tin bất chợt về công việc của bạn, về những thứ bạn đang làm, về những cái mới trong công việc của bạn.
Mưa dầm thấm lâu sự bất cân xứng thông tin của bên A và B sẽ giảm đi, tới khi sếp yêu cầu bạn làm báo cáo cũng đã tương đối biết bạn đang làm gì rồi, chỉ là tóm tắt lại để lưu trữ hoặc gửi cho team khác thôi.
Dân chủ hoá dữ liệu ( Democratization of data)
Có những công ty rất thích việc giấu nhẹm thông tin, chỉ để thông tin cho một nhóm quyết định xem, hoặc một nhóm người cụ thể xem. Việc này đã được chứng minh đi và lại nhiều lần ở nhiều tập đoàn, công ty công nghệ lớn rằng nó không hiệu quả và thậm chí còn gây thảm hoạ ( xem lại các thảm hoạ tài chính ).
Hãy dân chủ hoá dữ liệu trong công ty, có rất nhiều công ty phát triển vượt bật nhờ vào việc này. AirBnB là một trong những công ty có sự dân chủ hoá dữ liệu cao và đi đầu trong lĩnh vực này. Hãy xây dựng doanh nghiệp dựa trên sự tin tưởng, không phải che giấu.
Làm việc ở công ty hoặc nhóm nhỏ hơn
Ở những công ty, tập đoàn quá lớn, có rất nhiều mảng kinh doanh nhỏ và phức tạp, sếp càng lớn càng bó tay trước sự đồ sộ của công ty.
Vì vậy một lựa chọn để tránh việc này là… tránh làm công ty lớn. Ở những công ty nhỏ, đôi khi một mình CEO nắm rõ tất cả mọi thứ, công ty vận hành như thế nào. Nên việc tốn thời gian làm đi làm lại báo cáo cũng ít khi thấy.
Kết
Làm báo cáo không phải là chuyện của riêng ai, đôi khi cả một bạn lập trình viên cũng phải làm một báo cáo ngắn về hệ thống. Hãy sử dụng các cơ hội này để giúp công ty bạn đi đúng hướng hơn, đưa ra quan điểm, ý tưởng của bạn. Đừng để nó trở thành cuộc giằng co đau khổ trong công việc.